Para seguir creciendo, una empresa requiere la mejora continua. Esto le permite transformarse, pensar y tomar decisiones con base en datos duros. Implica saber leer el entorno para adaptarse rápido y subsistir.
El caso
Desde 2002, y con Alejandro Kasuga Sakai como director general, Yakult Puebla inició una serie de cambios para fortalecer no sólo la salud financiera de la empresa, sino también mejorar el clima organizacional.
Alejandro se dio cuenta que existía la necesidad de crear bases de cultura organizacional de una empresa sólida y construir una empresa capaz de innovar en sus procesos. Como resultado, diseñó un nuevo modelo para asegurar la competitividad y rentabilidad de la organización en el largo plazo.
Ocho años después, Yakult Puebla había pasado de ser una empresa en la que nadie deseaba trabajar por la mala reputación, a una organización galardonada con los más altos premios y reconocimientos a la excelencia en la gestión empresarial y la calidad.
Sin embargo, aún había mucho trabajo por hacer, pues se necesitaba de un mayor involucramiento de los colaboradores en todos los niveles. ¿Cuáles serían los siguientes pasos en la mejora continua?
¿Cómo construir flexibilidad desde las operaciones?
Lo que busca la flexibilidad es crear un sistema de calidad. Por lo tanto, el primer paso para alcanzar dicho objetivo en cualquier empresa es conocer bien los procesos dentro ella. Esto permitirá saber cómo es que éstos se interrelacionan entre sí para que la información y las actividades fluyan adecuadamente.
En un segundo momento hay que darles estructura a través de:
Identificar a nivel de cada proceso quiénes son los clientes internos y externos.
Establecer las actividades que se requieren realizar.
Definir la metodología a seguir.
Determinar cómo se lleva a cabo la comunicación.
Para dar pie a la mejora continua en los procesos, estos deben ser claros y transparentes para todos. Además, deben tomar en cuenta que a mayor flexibilidad, mayor valor se puede agregar. Evidentemente, esto implica un costo que la organización debe tener presente.
Sistema de mejora continua
Los sistemas de mejora están enfocados a las fallas en los procesos, pues normalmente éstas sólo se detonan cuando el trabajador realiza alguna actividad que resulta alarmante.
Además, la gran mayoría de las empresas suele contar con KPI´s que hacen que los empleados se enfoquen solamente en los indicadores que miden su productividad. Por lo tanto, dejan de preocuparse por mejorar sus procesos, aun sabiendo que hay deficiencias.
También existen sistemas de mejora continua que están orientados a la acción. En estos, los trabajadores pueden prevenir errores. Sin embargo, sólo un grupo reducido de empleados los sabe manejar, dejando a la gran mayoría de colaboradores fuera del proceso de mejora.
¿Cómo alimentar el sistema de mejoras?
– Crear una cultura organizacional homogénea enfocada en la mejora continua para agregar valor a la organización.
– Tener procesos transparentes que involucren a todos los colaboradores de la empresa.
– Generar un sistema de gestión de calidad (ej.: buzón de sugerencias).
– A través de premios de calidad o reconocimientos, lograr mayor aprendizaje e incorporación de mejores prácticas.
– Implementar círculos de calidad para gestionar la mejora de procesos con objetivos claros y tiempos de respuesta ágiles.
Para seguir creciendo, la empresa debe transformarse, pensar y tomar decisiones con base en datos duros. Saber leer el entorno y adaptarse rápido será clave para subsistir. La especie que sobrevive no es la más fuerte, ni la más inteligente, sino aquélla que mejor responde al cambio. El cambio es la mejora continua.
